Sprostowanie świadectwa pracy — terminy, wniosek i sąd pracy w 2026 r.

Sprostowanie świadectwa pracy to uprawnienie pracownika, który po zakończeniu zatrudnienia otrzymał dokument z błędami — np. z niewłaściwym okresem pracy, stanowiskiem albo trybem rozwiązania umowy. Kodeks pracy przewiduje na to krótkie terminy: 14 dni na wniosek do pracodawcy i kolejne 14 dni na pozew do sądu pracy po odmowie. Wyjaśniamy, jak przebiega cała procedura, ile kosztuje sprawa sądowa i kiedy pracownikowi przysługuje odszkodowanie.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Obowiązek wynika z art. 97 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245). W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni (art. 97 § 1 k.p.). Gdy z przyczyn obiektywnych wręczenie dokumentu w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca w ciągu kolejnych 7 dni przesyła je pocztą albo doręcza w inny sposób.

Jeżeli strony w ciągu 7 dni zawierają kolejną umowę, świadectwo wydaje się wyłącznie na wniosek pracownika — w ciągu 7 dni od jego złożenia (art. 97 § 1¹ i § 1² k.p.). Wydanie świadectwa nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1³ k.p.), np. od zwrotu służbowego sprzętu.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Zgodnie z art. 97 § 2 k.p. w świadectwie podaje się informacje o okresie i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach, trybie rozwiązania albo okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Zamieszcza się w nim także wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika podaje się również wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Szczegółową treść dokumentu określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1016).

Najczęstsze błędy w świadectwach pracy

W praktyce pracownicy wnioskują o sprostowanie najczęściej z powodu:

• błędnych dat początku lub końca zatrudnienia albo pominięcia jednego z okresów pracy,

• niewłaściwej nazwy stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy,

• wskazania nieprawidłowego trybu rozwiązania umowy albo podstawy prawnej,

• błędnej liczby dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego,

• pominięcia okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

• literówek w imieniu, nazwisku czy dacie urodzenia.

Błędy te mają realne skutki: świadectwo pracy jest dokumentem, na podstawie którego kolejny pracodawca ustala m.in. wymiar urlopu, a ZUS — uprawnienia emerytalne. Dlatego warto sprawdzić dokument od razu po jego otrzymaniu.

Wniosek do pracodawcy o sprostowanie — 14 dni

Pierwszym krokiem jest zawsze pracodawca. Art. 97 § 2¹ zd. 1 k.p. stanowi, że pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. Termin liczy się od dnia otrzymania dokumentu, a nie od dnia ustania zatrudnienia — co ma znaczenie, gdy świadectwo przyszło pocztą.

Pracodawca rozpatruje wniosek w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Jeżeli go uwzględni, w tym samym terminie wydaje nowe świadectwo pracy; jeżeli odmówi — zawiadamia pracownika o odmowie w postaci papierowej lub elektronicznej (§ 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy). Poprzednie, wadliwe świadectwo pracodawca usuwa z akt osobowych i niszczy (§ 7 ust. 5 rozporządzenia).

Jak przygotować wniosek?

Przepisy nie przewidują urzędowego formularza. We wniosku warto wskazać dane pracownika, datę otrzymania świadectwa, konkretne zapisy, które wymagają zmiany, oraz ich prawidłowe brzmienie — najlepiej z powołaniem dokumentów (umowy, aneksów, porozumienia, wypowiedzenia). Wniosek należy złożyć w sposób pozwalający udowodnić datę doręczenia, np. za potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym.

Odmowa sprostowania — pozew do sądu pracy

W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy (art. 97 § 2¹ zd. 2 k.p.). Jeżeli pracodawca w ogóle nie zawiadomi o odmowie, żądanie sprostowania również wnosi się do sądu pracy (art. 97 § 2¹ zd. 3 k.p.).

Sprawę rozpoznaje sąd pracy. Gdy powództwo zostanie uwzględnione, pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).

Koszty postępowania

Pracownik wnoszący powództwo w sprawie z zakresu prawa pracy co do zasady nie ma obowiązku uiszczania kosztów sądowych (art. 96 ust. 1 pkt 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Wyjątek dotyczy spraw o wartości przedmiotu sporu przekraczającej 50 000 zł — wówczas od nadwyżki pobiera się opłatę od apelacji (art. 35 ust. 1 tej ustawy). Kwestię ewentualnych kosztów zastępstwa procesowego warto przeanalizować przed wniesieniem pozwu.

Co, jeśli termin minął?

Jeżeli pracownik bez swojej winy nie dochował terminu z art. 97 § 2¹ k.p., sąd pracy na jego wniosek przywraca uchybiony termin (art. 265 § 1 k.p.). Wniosek składa się w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia i należy w nim uprawdopodobnić okoliczności uzasadniające przywrócenie terminu (art. 265 § 2 k.p.). Odrębna sytuacja zachodzi, gdy pracodawca już nie istnieje albo pozwanie go jest z innych przyczyn niemożliwe — wtedy art. 97¹ § 2–4 k.p. pozwala wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia, i to w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia.

Tryb rozwiązania umowy w świadectwie a odwołanie od zwolnienia

Częstym powodem sporów jest wpis o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.). Należy odróżnić dwie sprawy. Sprostowanie świadectwa służy temu, by dokument odpowiadał rzeczywistości i przepisom — np. by wskazywał tryb, w jakim pracodawca faktycznie rozwiązał umowę. Natomiast zakwestionowanie samej zasadności zwolnienia wymaga odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni z art. 264 k.p. — o tym piszemy w artykule Odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę — 21 dni na pozew do sądu pracy.

Wygrana w sprawie o zwolnienie przekłada się na treść świadectwa. Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nastąpiło z naruszeniem przepisów, pracodawca zamieszcza w świadectwie informację, że umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 97 § 3 k.p.). Nowe świadectwo wydaje w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia (§ 7 ust. 4 rozporządzenia). Z kolei w razie przywrócenia do pracy lub zasądzenia odszkodowania za niezgodne z prawem wypowiedzenie pracodawca — na żądanie pracownika — uzupełnia świadectwo o informację o tym orzeczeniu (§ 7 ust. 3 rozporządzenia).

Odszkodowanie za niewydanie lub wadliwe świadectwo pracy

Brak świadectwa albo dokument z błędami może utrudnić znalezienie nowej pracy. Art. 99 § 1 k.p. przyznaje pracownikowi roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni (art. 99 § 2 k.p.). Pracownik musi wykazać związek między wadliwym lub niewydanym świadectwem a pozostawaniem bez pracy. Orzeczenie o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa stanowi podstawę do zmiany tego dokumentu (art. 99 § 4 k.p.). Szerzej o roszczeniach związanych z zakończeniem zatrudnienia piszemy w tekście Co warto wiedzieć o odszkodowaniu za rozwiązanie umowy o pracę?

Jeżeli pracodawca w ogóle nie wydał świadectwa, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania go do wydania dokumentu (art. 97¹ § 1 k.p.).

Odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy

Niewydanie pracownikowi w terminie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Od 8 lipca 2026 r. — po zmianie wprowadzonej ustawą z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473) — grozi za nie kara grzywny od 2000 zł do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.). Wcześniej obowiązywał przedział od 1000 zł do 30 000 zł. Pracownik może zgłosić nieprawidłowości do Państwowej Inspekcji Pracy; o innych tegorocznych zmianach przepisów piszemy w artykule Zmiany w prawie pracy 2026.

Najczęstsze pytania

Ile mam czasu na sprostowanie świadectwa pracy?

14 dni od otrzymania świadectwa na wniosek do pracodawcy, a po odmowie — 14 dni od zawiadomienia o niej na pozew do sądu pracy (art. 97 § 2¹ k.p.). Jeżeli termin minął bez winy pracownika, można wnioskować o jego przywrócenie (art. 265 k.p.).

Czy pracodawca może wstrzymać świadectwo do czasu zwrotu laptopa lub telefonu?

Nie. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1³ k.p.). Ewentualne roszczenia o zwrot mienia pracodawca musi dochodzić odrębnie.

Co zrobić, gdy pracodawca nie odpowiada na wniosek?

Pracodawca powinien zawiadomić o odmowie w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Jeżeli tego nie zrobi, żądanie sprostowania wnosi się do sądu pracy (art. 97 § 2¹ zd. 3 k.p.).

Czy w sprawie o sprostowanie świadectwa trzeba płacić opłatę sądową?

Co do zasady nie — pracownik wnoszący powództwo w sprawie z zakresu prawa pracy jest zwolniony z kosztów sądowych, z zastrzeżeniem spraw o wartości przedmiotu sporu powyżej 50 000 zł (art. 96 ust. 1 pkt 4 i art. 35 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Pomoc adwokata — Tarnowskie Góry i Śląsk

Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Wyląg sp.p. pomaga pracownikom i pracodawcom w sprawach z zakresu prawa pracy: przy wnioskach o sprostowanie świadectwa pracy, odwołaniach od wypowiedzenia i zwolnienia dyscyplinarnego oraz roszczeniach o odszkodowanie i wynagrodzenie. Prowadzimy sprawy przed sądami pracy w Tarnowskich Górach, Pszczynie, Katowicach, Gliwicach, Lublińcu, Piekarach Śląskich i w całym regionie.

Siedziba: ul. Opolska 10/1, 42-600 Tarnowskie Góry, tel. 32 284 13 03. Oddział Pszczyna: tel. 795 016 884 (w sprawach karnych linia czynna całą dobę). E-mail: sekretariat@kancelaria-wylag.com.

Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień 6 listopada 2026 r. Każda sprawa wymaga indywidualnej analizy.